Stress no local de Trabalho

O que é?

Quando se sofre de stress é porque há um desequilíbrio entre as solicitações que lhes são pedias, e os recursos que dispõem não dá possibilidade de responder.

Consequências

Poder levar as pessoas á:

ü  Adoecerem e a sentirem profundamente infelicidade, tanto no trabalho como também em casa;

ü  Comprometer a segurança no trabalho, como contribuir para outros problemas de saúde;

ü  Afecta o sistema de organização;

Sintomas

Em termos gerais:

v  Elevada rotatividade do pessoal;

v  Incumprimento de horários;

v  Problemas disciplinares;

v  Assédio no local de trabalho;

v  Menor produtividade;

v  Acidentes de trabalho;

v  Erros técnicos;

v  etc. 

Reuniões de Trabalho

O que é?

As reuniões fazem parte da rotina diária de qualquer empresa. A função delas é de tornar o trabalho mais produtivo e o ambiente inter-pessoal melhor, como também é uma forma de comunicar entre eles.

 - O primeiro ponto a ser definido para uma reunião é os assuntos que irão ser abordados na mesma, e a quem se encarrega por cada tópico.

- O segundo ponto é as pessoas que foram convocadas para a reunião, deveram fazer a sua preparação antes da mesma, e precisam também de ter tudo o que necessitam nessa mesma reunião.
- O terceiro, deveram todos chegar a hora marcada da reunião, 
-  Regras relativamente a postura entre outros, sobre a reunião, saber ouvir, evitar interromper as pessoas quando estão a falar sobre certo tema, saber falar fluentemente sobre o tema exposto na reunião  e poder dar a sua opinião de uma forma direta. 

Marketing

O que é?

O Marketing, define-se como um processo que é utilizado para determinar que tipo de produtos ou serviços irá interessar aos consumidores, assim como também o tipo de estratégia que ira utilizar para as vendas, comunicações e no desenvolvimento do mesmo.Com a finalidade é criar e satisfazer todos os seus clientes.

Compete ao profissional de marketing, executar estratégias para alcançar os objetivos definidos pela empresa, no intuito de dar boa imagem a produtos e mais lucro para a empresa. Podem utilizar qualquer tipo de publicidade, com a da televisão, a placares, flyers, na rádio entre outros. 

Viagens de Negócios

A organização de viagens é umas das funções mais importantes para um profissional de secretariado. Os secretários têm de organizar tudo até ao mais pormenor. 

Motivos para uma viagem de Negócios 

Lançamento de uma marca ou produto;

Reuniões;

Congresso;

Feiras Profissionais;

etc.

Essencial para organizar a viagem.

Meio de Transporte (carro, avião, etc.)

Reserva dos Bilhetes de Avião

Ligação do aeroporto ao Hotel

Reserva do Hotel

Documentação pessoal (passaporte, visto, carta de condução, boletim de vacinas, seguros, Cartão de credito, documentos de trabalho)

Arquivo

O que é?

É um local onde é guardada toda a informação de interesse, depois de ter sido devidamente tratada, ou seja, classificada, ordenada e alguma dela plastificada.

No Local de arquivo estar perto do serviço ao qual está associado, não deverá ter humidade e poeiras, mas que seja um local com um bom arejamento.

Existem dois tipos de arquivo

O arquivo vertical  é o  mais usual nas bibliotecas entre outros é mais práticos e permite uma maior rapidez na localização da informação.

 O arquivo horizontal ou plano que são utilizados nos centros de saúde para guardar as fichas dos doentes.

Quanto a frequência: 

Arquivo Activo é o arquivo que permanece na secretaria

Arquivo semiactivo é o arquivo que só é utilizado raramente, mas que se situa perto da secretaria

Arquivo Inactivo é o arquivo que e considerado “morto” mas que também pode ser um arquivo histórico, consoante o que tiver guardado

         Arquivo Horizontal

                               




                           




                                                                                                                                Arquivo Vertical

Técnicas de Atendimento

O que é?

As técnicas de atendimento define-se como uma forma de a secretario ou qualquer outra pessoa poder comunicar com o publico de uma forma correcta e eficaz. Existem varias formas de atendimentos como por exemplo:

          Atendimento presencial – consiste em que o secretario esta a falar com o cliente, na sua empresa.

         Atendimento não presencial – atendimento através do telefone, correio electrónico ou fax.

Com os seguintes passos a seguir:

Com estas indicações, já se pode escrever uma carta de uma forma mais apropriada para ser enviada a outras empresas. Mas também se pode escrever uma carta de forma formal, para enviar a clientes como também a outras entidades 

Correspondência Comercial

As empresas recebem dezenas de cartas, diariamente. Devem tem de ter atenção em toda a correspondência, é  fundamental para um profissional de secretariado. As empresa são  obrigadas a apresentar uma linguagem simples e clara que desperte a atenção do destinário.

Com os seguintes passos a seguir:

ü  Escolher a linguagem correcta de uma carta

ü  Estruturar a carta

ü  Escrever a carta

ü  Escolher o papel apropriado

ü  Preencher o envelope

ü   Dobrar e inserir a carta no envelope

ü  Avaliar a eficácia económica de uma carta

Com estas indicações, já se pode escrever uma carta de uma forma mais apropriada para ser enviada a outras empresas.